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Comme prévu depuis la rentrée 2014, le serveur de saisie des déplacements temporaires Ulysse a fait place début janvier au système Chorus.

Ce système s’adresse principalement aux collègues en service partagé, appelés aussi « personnels itinérants », c’est à dire effectuant un service sur deux (ou trois) établissements appartenant à deux communes non-limitrophes.

Le fonctionnement n’est pas fondamentalement modifié – en particulier les personnels ont toujours la lourde charge de saisir l’ensemble de leurs déplacement et éventuellement leurs repas pour obtenir les remboursements de leurs frais – mais nous pouvons noter quelques changements à la marge qui pourront soit perturber soit même poser des problèmes au collègues.

Avant toute chose, nous vous conseillons de consulter le « pas à pas Chorus DT », qui a été envoyé aux établissements et qui est aussi disponible en ligne :
Connexion ETNA sur le site de l’académie de Nantes / information métier (à droite) / carrière / frais de déplacement

L’accès à l’espace de saisie Chorus est le même que pour Ulysse, via le site académique (ETNA / suivi de dossier (à gauche) : DT- frais de déplacement) ou via Sconet (Gestion de personnels / gestion des déplacements temporaires)

La saisie des frais se fait toujours pour 2 mois – ajouter juillet à la dernière saisie.

Les modalités de saisie des frais kilométriques sont quasiment inchangées ; par contre, la saisie des frais de repas est encore plus complexe – un comble pour un système qui est censé simplifier cette charge supplémentaire imposée aux collègues.

Quelques modifications :

• l’écran d’accueil a été modifié et propose directement un menu simplifié sous forme de liste de liens : l’entrée la plus utilisée est le lien « ordre de mission », [nouveauté : il rappelle toujours par défaut le dernier OM (Ordre de Mission) rentré, lors d’une première connexion, c’est l’OM permanent créé par les services de la DBF1 qui servira de référence à toute création ultérieure d’OM mensuels] ;

• après avoir cliqué sur « créer » pour créer un nouvel OM, penser à sélectionner « OM Personnel itinérant » dans le menu « type de mission » ;

• attention à bien cliquer sur le bouton « enregistrer » avant « valider/modifier » (bandeau du bas) sous peine de perdre toutes vos saisies ;

• vérifier dans le cadre « Autorisation de véhicule » que le bouton « Personnel pour besoin de service » est bien coché, sous peine d’impossibilité de déclarer l’utilisation de son véhicule et de saisie du barème « IK standard » dans les indemnités kilométriques ;

• saisie des repas : « créer » / code « RPI » puis « type de frais », choisir « RSP »  dans la colonne de droite, sous la date, (remplace le code Ulysse « DRB ») ;

• l’accès à la liste des OM en cours a disparu : il faut passer parle menu / « Ordre de Mission », puis par le bouton « Rechercher » dans le bandeau du bas.


Problèmes :

• l’utilisation des petits agendas d’aide à la saisie des dates, dans les champs de date, ne fonctionne pas sous Safari / Mac OS – utiliser alors un autre navigateur (Firefox par ex. fonctionne) ;

• le document demande la saisie obligatoire de commentaire pour la saisie des frais de repas (absence de saisie bloquante) : il nous paraît inacceptable d’imposer cette saisie supplémentaire aux collègues alors que les repas remboursés sont indiqués dans le document « Droit / Indemnisation Déplacement services partagés » envoyé à chaque personnel concerné en début d’année par le bureau de la DBF1 ;
    réponse de la DBF1 : cette obligation est imposée par la Trésorerie générale.

• les mails d’information générés automatiquement par Chorus (validation OM / d’états de frais…) contiennent un lien qui sera inopérant (contrairement à Ulysse) ;

• enfin, l’ensemble des précédents OM et état de frais antérieurs à fin décembre 2014 et traités par Ulysse ne sont plus consultables en ligne : il faudra faire preuve de mémoire et faire confiance aux services de la DBF1 ; il faudra être attentif à ce qu’ils soient traités avant la fin mars 2015, sinon il est très probable qu’ils seront à ressaisir sous Chorus…
-> pour toute information sur ces dossiers, il vous faudra joindre Mme Le Bouëdec au bureau de la DBF1 par téléphone (02 51 86 31 44)
-> pour toute saisie de frais antérieurs au premier janvier 2015 non saisis dans Ulysse, il faudra aussi prendre contact avec Mme Le Bouëdec pour création d’un OM permanent couvrant la période concernée.

Le Kiosque

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